Comparación Office 365 vs Google Workspace en el 2024
La siguiente síntesis pretende reflejar las principales diferencias entre las plataformas documentales más extendidas mediante una comparación Microsoft Office 365 vs Google Workspace en el 2024 y las implicaciones de adopción para cualquier empresa.
Es preciso mencionar que ambas plataformas están respaldadas por potentes empresas de reconocido prestigio mundial y proveen de aplicaciones para trabajar con documentos de textos, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico, registro de notas, bases de datos y otros tipos de aplicaciones relacionadas. Cabe mencionar que las dos alternativas cumplirán con las necesidades de cualquier empresa y siempre se tiene en cuenta mi experiencia como administrador y usuario de ambas alternativas.
Mercado actual para la comparación de Office 365 vs Google Workspace en 2024
El mercado actual está repartido equitativamente entre ambas. Google Workspace ha ganado terreno en la rama educativa mientras que Office 365 en la empresarial debido a la mayor versatilidad en la configuración que aporta esta última.
Desde el punto de vista del rendimiento de las herramientas no hay notables diferencias, salvo que el O365 posibilita el trabajo offline. Google requiere del Google Chrome para trabajar Offline y configurar Gmail para ello en el caso de los correos.
Seguridad de la información
Desde la perspectiva de la seguridad de la información, las medidas y salvaguardas que aportan ambas plataformas en la nube, respaldadas por servidores distribuidos en diferentes localizaciones, garantizan la recuperación, la trazabilidad y la conservación de la información delegando esta tarea al proveedor. Sin embargo, Office365 mediante su herramienta Azure Active Directory (Microsoft Entra ID) agrega un nivel más en seguridad e integración con Microsoft lo que permite un control de acceso centralizado a los dispositivos de la empresa. De esta forma, cada vez que un empleado inicia sesión en un dispositivo de la empresa, sus credenciales serán validadas contra la nube de Microsoft, registrándose, validándose y cumpliendo con las directivas que sean configuradas. Adicionalmente, desde Azure se podrá indicar el cifrado de la información de los dispositivos, almacenando la clave de cifrado en la nube, lo que posibilita el bloqueo y restauración en caso de pérdida.
Considerando las herramientas operacionalmente, teniendo en cuenta que gran porcentaje de las empresas españolas están constantemente trabajando con el paquete ofimático de Microsoft Office, debemos tener en cuenta que O365 permite la edición concurrente de los archivos mientras que Google Workspace sólo permite la edición simultánea de los formatos propios de su herramienta (Google Docs, Google Hojas de cálculo, Google Presentaciones, etcétera). Adicionalmente, el uso de Microsoft O365 permitirá homogeneizar las versiones de Office de la empresa. Esto permitirá actualizar las licencias periódicamente de forma automática, evitar errores de compatibilidades entre las distintas versiones y evitar brechas de seguridad en antiguas licencias.
Coste/precios
En relación a los precios, no existen notables diferencias para decidirnos por una u otra herramienta. Si bien es cierto que en la licencia básica el Microsoft es más barata y da más prestaciones en el plan básico, en los siguientes planes Google aporta más espacio de almacenamiento a un mismo precio, mejorando en este sentido a Microsoft:
| Tipo de plan | Office 365 | Google workspace |
| Básico | 5,60€ (1Tb) | 6 (30GB) |
| Estándar | 11,70€ (1Tb) | 12€ (2Tb) |
| Premium | 20,60€ (1Tb, Azure) | 18€ (5Tb) |
| Office 365 A3 (educación) | 2,5€ – 3,2€ (seguridad) | No público |
Aparte de las aplicaciones básicas, Microsoft dispone de una gran variedad de programas que facilitan la escalabilidad en lo que a funcionalidades refiere. Además, posibilita crear nuevas aplicaciones con Power Apps sin ser un experto y generar flujos de trabajo con Power Automate. Esta escalabilidad se ve limitada con Google al tener que contratar expertos en desarrollo software que puedan programar ajustes en Java.
Desde el punto de vista de gestión del conocimiento en esta comparación Office 365 vs Google Workspace en el 2024, Microsoft O365 aporta el Sharepoint que permitirá el acceso a la documentación de la empresa, en base al rol de cada usuario, y posibilita la documentación del conocimiento de las personas, transfiriendo este de forma directa de las personas a la empresa. En el caso de continuar con Google, de forma ideal habrá que implantar un gestor de conocimiento o documental como el Confluence, que permita registrar toda la información relacionada con el trabajo de la empresa, referenciando al Drive y consiguiendo la misma funcionalidad que con el Sharepoint. Ambas herramientas pueden estar en la nube.
Migración Google Workspace a O365
Con respecto a las tareas de migración, en el caso de elegir Google Workspace los costes serán reducidos si tu empresa está trabajando con el paquete de Google Gmail. Simplemente, habrá que migrar los datos del servidor actual (Samba o FTP u otros) a la nube de Google, ajustando previamente los directorios en base a la propuesta trabajada y registrada en un previo y recomendable plan de migración. A continuación, se generarán los permisos de acceso a cada una de las unidades conformadas, se montarán en los equipos de los empleados y, consecuentemente, se deberá de impartir una formación de Google Drive a los usuarios. De forma resumida:
- Ampliación de las licencias de Google para que los usuarios dispongan espacio propio. (no estrictamente necesario)
- Migración de la estructura de carpetas del servidor anterior de la empresa a las unidades del Google Drive.
- Ajuste de los permisos de acceso a cada una de las unidades/carpetas.
- Montaje en los equipos/portátiles de las unidades con las que trabajarán.
- Formación/concienciación de uso del Google Drive.
- Configuración del Confluence u otra herramienta en el servidor interno o en la nube para mejorar la gestión del conocimiento.
A continuación, se comentan las posibles migraciones de una a otra herramienta.
Migración de Google Workspace a O365
En el caso de migrar a O365 el proceso de migración consta de más pasos ya que habría que migrar todas las herramientas de Google (suponiendo que tu empresa tuviera Workspace previamente) a Microsoft. Sin embargo, existen herramientas para automatizar este proceso. De forma resumida se deberán realizar los siguientes pasos:
- Adquisición de licencias Microsoft O365.
- Migración de los dominios de la empresa de Google a Microsoft.
- Migración de los buzones de correo de Google a Microsoft.
- Migración de carpetas del servidor antiguo al Onedrive de Google.
- Generación de permisos de accesos a la estructura.
- Configuración del Sharepoint para documentar la información y facilitar los accesos. De esta forma, se gana el gestionar de forma centralizada el conocimiento de la empresa.
- Configuración de los equipos para montar la unidad Onedrive en cada equipo.
De forma resumida, en el siguiente recuadro se recoge una comparativa entre ambas plataformas:
| MS O365 | Google-Workspace | |
| Seguridad | Integración con equipos Windows (login) y control de accesos con Azure | x |
| Buzón de correo(básicas) | 1Tb | 30Gb |
| Gestor documental | Sharepoint | – |
| Edición simultánea office | x | – |
| Chat, videos, comunicación grupos | x | x |
| Red social | x | – |
| Gestión de proyectos | x | – |
| Misma autenticación que PC | x | – |
| Automatización documental | x | – |
| Contactos, calendario, aplicación móvil | x | x |
| Implica migración de correos de la empresa | x | – |
| Precio | ~ | ~ |
| Integración con Windows | x | |
| Facilidad de uso | – | x |
| Montaje Unidad de nube en equipo | x | x |
| Sincronización Mis documentos/escritorio con la nube | x | – |
| Acceso mediante Aplicación móvil. | x, facilita el acceso a los documentos office (Word, Excel..) | x |
| Multiplataforma | x | x |
| Escalabilidad | x | – |
Conclusión
Como se puede intuir del análisis previo de esta comparación Office 365 vs Google Workspace en el 2024, la decisión más sencilla es continuar trabajando Google Workspace si ya la tiene tu empresa integrada. Esto sólo implicaría traspasar la información a la nube, modificar la forma de trabajar del empleado sin tener grandes procesos de gestión en la migración de los datos. Sin embargo, el cambio a O365 permitirá mejorar la productividad gracias a la posibilidad de la edición simultánea de documentos y reducir costes en el mantenimiento de las herramientas ofimáticas que, a su vez, se mantendrán actualizadas a la última versión del mercado.
Por otra parte, la adopción de Microsoft Office 365 supondrá agregar mayor nivel de seguridad sobre la información de la empresa y permitirá además una optimización en la gestión del conocimiento, documentando los proyectos y relacionándolos con la documentación a través del Sharepoint.
